Cập nhật ngày 25/09/2026 – Luật sư Phạm Xuân Dương. Khi đơn đăng ký nhãn hiệu bị đánh giá không đáp ứng điều kiện bảo hộ, việc cần làm trước tiên là xác định văn bản nhận được là thông báo dự định từ chối hay quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ. Hai văn bản này dẫn đến hai thủ tục khác nhau: giải trình, sửa đổi đơn trong giai đoạn thẩm định hoặc khiếu nại quyết định hành chính.
Trả lời ngắn: Nếu Cục Sở hữu trí tuệ mới ra thông báo dự định từ chối, người nộp đơn nên nộp ý kiến phản hồi và tài liệu chứng minh trong thời hạn ghi trên thông báo. Khi đã có quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ, người có quyền và lợi ích liên quan mới cân nhắc thủ tục khiếu nại theo Điều 119a Luật Sở hữu trí tuệ và quy định liên quan.
Vì sao đơn đăng ký nhãn hiệu bị từ chối?
Đơn có thể bị từ chối ở giai đoạn thẩm định hình thức hoặc thẩm định nội dung. Các lý do thường gặp gồm: tài liệu đơn chưa đúng yêu cầu; danh mục hàng hóa, dịch vụ chưa phù hợp; dấu hiệu không có khả năng phân biệt; dấu hiệu mô tả hàng hóa, dịch vụ; nhãn hiệu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với quyền có trước; hoặc người nộp đơn không trả lời, sửa đổi hay nộp phí đúng thời hạn.
Không nên chỉ nhìn vào cụm từ “từ chối” rồi lập tức làm đơn khiếu nại. Cần đọc toàn bộ tên văn bản, căn cứ pháp lý, đối tượng bị từ chối, thời hạn trả lời và phần hướng dẫn quyền của người nộp đơn.
Phân biệt phản hồi thông báo và khiếu nại quyết định từ chối
Phản hồi thông báo dự định từ chối
Đây là cơ hội để người nộp đơn giải trình trước khi Cục Sở hữu trí tuệ ban hành quyết định cuối cùng. Thông báo nêu lý do dự định từ chối và ấn định thời hạn để người nộp đơn có ý kiến bằng văn bản, sửa đổi đơn hoặc thu hẹp phạm vi yêu cầu bảo hộ nếu phù hợp.
Người nộp đơn phải kiểm tra chính văn bản đã nhận để xác định thời hạn phản hồi, ngày gửi hợp lệ và khả năng gia hạn theo quy định áp dụng cho hồ sơ cụ thể. Không nên tự tính thời hạn chỉ từ ngày biết tin hoặc dựa trên một hồ sơ khác.
Khiếu nại quyết định từ chối cấp văn bằng
Khi Cục Sở hữu trí tuệ đã ban hành quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ, việc gửi lại một công văn giải trình thông thường có thể không đúng thủ tục. Điều 119a Luật Sở hữu trí tuệ quy định quyền khiếu nại đối với quyết định hoặc thông báo liên quan đến xử lý đơn sở hữu công nghiệp. Hướng dẫn thủ tục nhãn hiệu hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ cũng liệt kê quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ trong nhóm văn bản có thể bị khiếu nại.
Hồ sơ khiếu nại phải chỉ rõ quyết định bị khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại, lập luận pháp lý và chứng cứ. Việc khiếu nại không nên chỉ lặp lại ý kiến cũ; cần phân tích cụ thể sai sót trong đánh giá dấu hiệu, đối chứng, nhóm hàng hóa hoặc thủ tục xử lý đơn.
Nên chọn phản hồi hay khiếu nại?
- Chọn phản hồi khi văn bản là thông báo dự định từ chối hoặc thông báo kết quả thẩm định và vẫn còn thời hạn giải trình, sửa đổi.
- Chọn khiếu nại khi đã có quyết định từ chối thuộc đối tượng được khiếu nại và còn thời hiệu khiếu nại.
- Cân nhắc nộp đơn mới khi nhãn hiệu có nhược điểm khó khắc phục, chiến lược nhận diện đã thay đổi hoặc chi phí tranh luận vượt quá lợi ích dự kiến. Việc nộp đơn mới không tự động khôi phục ngày ưu tiên của đơn cũ.
Trong một số trường hợp, giải pháp hợp lý là thu hẹp danh mục hàng hóa, dịch vụ; loại bỏ yếu tố không phù hợp; cung cấp tài liệu về quá trình sử dụng; xin thư chấp thuận nếu pháp luật và tình huống cho phép; hoặc chứng minh các dấu hiệu tổng thể không tương tự gây nhầm lẫn.
Hồ sơ phản hồi thông báo dự định từ chối
- Công văn trả lời, ghi đúng số đơn và số thông báo.
- Bảng phân tích từng lý do dự định từ chối và yêu cầu xem xét lại.
- Tài liệu so sánh nhãn hiệu, hàng hóa hoặc dịch vụ và kênh thương mại liên quan.
- Chứng cứ sử dụng, quảng bá, doanh thu hoặc mức độ nhận biết nếu có giá trị đối với lập luận.
- Tài liệu sửa đổi đơn, danh mục hàng hóa hoặc mẫu nhãn hiệu khi việc sửa đổi được phép.
- Giấy ủy quyền và chứng từ phí, lệ phí nếu hồ sơ thực hiện thông qua đại diện hoặc phát sinh khoản phải nộp.
Hồ sơ khiếu nại quyết định từ chối
Hồ sơ thường gồm đơn khiếu nại; bản sao quyết định bị khiếu nại; tài liệu chứng minh quyền khiếu nại; lập luận và chứng cứ; giấy ủy quyền nếu nộp qua đại diện; cùng chứng từ nộp phí theo quy định. Nội dung cần phân biệt rõ yêu cầu hủy, sửa quyết định hay tiếp tục thẩm định đơn.
Thời hiệu khiếu nại phải được tính từ thời điểm nhận hoặc biết được quyết định theo quy định áp dụng. Nếu đã hết thời hiệu, chỉ một số trở ngại khách quan hoặc sự kiện bất khả kháng được pháp luật thừa nhận mới có thể ảnh hưởng đến cách tính. Vì vậy, cần lưu phong bì, thông báo điện tử, biên nhận và dữ liệu giao nhận.
Checklist xử lý ngay khi nhận văn bản từ chối
- Xác định chính xác loại văn bản và ngày ban hành.
- Ghi nhận ngày nhận văn bản và thời hạn cuối cùng.
- Đối chiếu từng căn cứ từ chối với mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa, dịch vụ.
- Tra cứu tình trạng pháp lý của các nhãn hiệu đối chứng.
- Thu thập chứng cứ sử dụng và tài liệu về hoạt động kinh doanh.
- Chọn phương án phản hồi, sửa đổi, khiếu nại hoặc nộp đơn mới.
- Nộp hồ sơ sớm và lưu bằng chứng nộp hợp lệ.
Câu hỏi thường gặp
Có thể vừa phản hồi vừa khiếu nại không?
Phải căn cứ vào loại văn bản và giai đoạn xử lý đơn. Khi mới có thông báo dự định từ chối, phản hồi đúng hạn thường là thủ tục trực tiếp. Khi quyết định từ chối đã được ban hành, khiếu nại mới là cơ chế xem xét lại phù hợp. Nộp sai loại hồ sơ có thể làm mất thời gian nhưng không mặc nhiên kéo dài thời hạn.
Sửa mẫu nhãn hiệu sau khi bị từ chối có được không?
Việc sửa đổi không được mở rộng phạm vi bảo hộ và không được làm thay đổi bản chất đối tượng nêu trong đơn. Khả năng sửa mẫu hoặc danh mục phải được đánh giá theo nội dung cụ thể và lý do từ chối.
Nhãn hiệu tương tự nhãn hiệu đối chứng có chắc chắn bị từ chối?
Không phải mọi điểm giống nhau đều dẫn đến kết luận gây nhầm lẫn. Cần đánh giá tổng thể cấu trúc, cách phát âm, ý nghĩa, cách trình bày, thành phần nổi bật và mức độ liên quan giữa hàng hóa, dịch vụ. Tình trạng hiệu lực và phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu đối chứng cũng phải được kiểm tra.
Căn cứ pháp lý và hỗ trợ
Nội dung được xây dựng trên cơ sở Luật Sở hữu trí tuệ đã được sửa đổi, bổ sung; Nghị định 65/2023/NĐ-CP; và hướng dẫn thủ tục nhãn hiệu hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ, trong đó đã công bố các biểu mẫu áp dụng theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN, Thông tư 20/2026/TT-BKHCN và Nghị định 100/2026/NĐ-CP. Hồ sơ thực tế cần được đối chiếu với văn bản nhận được và quy định có hiệu lực tại ngày thực hiện.
Xem thêm: phản đối đơn đăng ký nhãn hiệu, đăng ký nhãn hiệu tại Hà Nội và dịch vụ tư vấn đăng ký nhãn hiệu.
Công ty Luật TNHH Đại Việt
Đại diện sở hữu công nghiệp số 439
Số 9 Vạn Phúc, Phường Ngọc Hà, Hà Nội
Zalo: 0933668166
