Cập nhật ngày 16/09/2026 – Luật sư Phạm Xuân Dương. Tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam thường phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép trước khi diễn ra. Doanh nghiệp cần xác định đúng tính chất “quốc tế”, cơ quan tiếp nhận, thời hạn nộp hồ sơ và các nghĩa vụ sau sự kiện; không nên mặc định rằng chỉ cần thuê địa điểm và gửi thư mời là đủ.
Trả lời ngắn: hồ sơ cơ bản gồm công văn xin phép và đề án tổ chức theo mẫu, trong đó nêu mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần Việt Nam và nước ngoài, nguồn kinh phí, khách mời và phương án quản lý. Thẩm quyền cụ thể phụ thuộc đơn vị tổ chức, cấp bậc khách quốc tế, nội dung sự kiện và địa bàn tổ chức.
Hội thảo quốc tế là gì?
Theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi quản lý là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được tổ chức trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một điểm cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam. Tên gọi thực tế có thể là hội nghị, hội thảo, tọa đàm, diễn đàn hoặc sự kiện chuyên môn; cơ quan xử lý sẽ xem xét bản chất thay vì chỉ dựa vào tên chương trình.
Yếu tố nước ngoài có thể xuất hiện ở đơn vị đồng tổ chức, nhà tài trợ, diễn giả, khách mời hoặc nội dung hợp tác quốc tế. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, đặc biệt khi mời đại diện cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế hoặc quan chức nước ngoài.
Có phải mọi sự kiện có người nước ngoài đều xin phép?
Không nên kết luận chỉ từ việc có một người nước ngoài tham dự. Trước hết cần kiểm tra sự kiện có thuộc phạm vi Quyết định 06/2020/QĐ-TTg hay thuộc cơ chế chuyên ngành, trường hợp được chủ động tổ chức hoặc chỉ phải thông báo theo luật chuyên ngành hay không. Chẳng hạn, pháp luật về khoa học, công nghệ và giáo dục có thể quy định cơ chế riêng đối với một số cơ sở và lĩnh vực.
Nếu sự kiện thuộc phạm vi quản lý chung, đơn vị tổ chức phải có văn bản cho phép trước khi triển khai. Cách gọi phổ biến là “giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế”, nhưng kết quả thủ tục trên thực tế thường là văn bản đồng ý hoặc quyết định cho phép của cơ quan có thẩm quyền.
Ai có thẩm quyền cho phép tổ chức?
Quyết định 06/2020/QĐ-TTg phân định thẩm quyền theo tính chất sự kiện và cơ quan quản lý. Từ ngày Nghị định 134/2025/NĐ-CP có hiệu lực, một số thẩm quyền trong lĩnh vực đối ngoại được phân quyền, phân cấp cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, người đứng đầu cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức hoạt động tại địa phương, đầu mối thực tế thường là cơ quan ngoại vụ cấp tỉnh hoặc bộ phận một cửa do địa phương công bố. Trường hợp có khách mời cấp cao, nội dung liên quan chính trị, quốc phòng, an ninh, dân tộc, tôn giáo, quyền con người, biên giới lãnh thổ hoặc bí mật nhà nước, hồ sơ sẽ được thẩm định chặt chẽ hơn và có thể cần ý kiến của nhiều cơ quan.
Đơn vị không nên tự chọn nơi nộp chỉ theo địa điểm thuê hội trường. Cần đối chiếu đồng thời cơ quan quản lý đơn vị tổ chức, nơi diễn ra sự kiện, cấp bậc khách mời và lĩnh vực nội dung.
Hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo quốc tế
Một bộ hồ sơ thường gồm các tài liệu sau:
- Công văn đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
- Đề án tổ chức theo Mẫu số 01 kèm Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
- Chương trình dự kiến, nội dung các phiên làm việc và danh sách diễn giả.
- Thông tin về cơ quan Việt Nam, đối tác nước ngoài, nhà tài trợ và đơn vị phối hợp.
- Danh sách hoặc cơ cấu đại biểu; quốc tịch, chức vụ của khách nước ngoài quan trọng.
- Tài liệu giới thiệu, giấy tờ pháp lý của đơn vị tổ chức và giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu có.
- Tài liệu về nguồn kinh phí, tài trợ nước ngoài hoặc thủ tục tiếp nhận viện trợ khi thuộc trường hợp phải thực hiện riêng.
- Nội dung truyền thông, xuất bản, triển lãm, quảng cáo hoặc hoạt động bên lề nếu có.
Cơ quan giải quyết có thể yêu cầu bổ sung bản dịch, tài liệu về tư cách pháp lý của đối tác nước ngoài hoặc ý kiến chuyên ngành. Hồ sơ nên thống nhất tuyệt đối về tên sự kiện, thời gian, địa điểm, chủ đề và số lượng đại biểu.
Thời hạn nộp và giải quyết hồ sơ
Quyết định 06/2020/QĐ-TTg yêu cầu đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cấp cao theo quy định, và ít nhất 30 ngày đối với các trường hợp còn lại. Quy trình cụ thể tại địa phương có thể được công bố thành thủ tục hành chính với cách thức nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến.
Khoảng thời gian này không đồng nghĩa mọi hồ sơ chắc chắn được trả kết quả đúng sát ngày sự kiện. Thời gian bổ sung tài liệu, lấy ý kiến Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, cơ quan chuyên ngành hoặc địa phương liên quan có thể làm kế hoạch kéo dài. Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước tối thiểu 45–60 ngày và chưa nên phát hành thư mời không thể thay đổi trước khi có kết quả.
Quy trình 7 bước thực hiện
- Xác định phạm vi: kiểm tra sự kiện có phải hội thảo quốc tế và có thuộc cơ chế chuyên ngành hay không.
- Xác định thẩm quyền: phân loại đơn vị tổ chức, khách mời, nội dung và địa bàn.
- Chốt đề án: thống nhất chủ đề, thời gian, địa điểm, đối tác, kinh phí và hoạt động bên lề.
- Chuẩn bị hồ sơ: lập công văn, đề án, chương trình, danh sách khách và tài liệu liên quan.
- Nộp đúng hạn: nộp tại đầu mối được công bố và theo dõi yêu cầu bổ sung.
- Tổ chức đúng nội dung được duyệt: kiểm soát diễn giả, tài liệu, truyền thông, an ninh và bảo vệ bí mật nhà nước.
- Báo cáo kết quả: gửi báo cáo theo Mẫu số 02 trong thời hạn quy định sau khi kết thúc.
Nghĩa vụ sau khi được cho phép
Văn bản cho phép không phải là giấy thông hành để thay đổi tùy ý. Đơn vị tổ chức phải thực hiện đúng chủ đề, chương trình, thời gian, địa điểm, thành phần và nguồn kinh phí đã được duyệt. Nếu có thay đổi quan trọng, cần báo cáo và xin ý kiến cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ khi kết thúc, đơn vị tổ chức phải báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu số 02. Hồ sơ nội bộ nên lưu văn bản cho phép, danh sách đại biểu thực tế, tài liệu phát hành, chứng từ kinh phí và báo cáo kết quả để phục vụ kiểm tra.
5 lỗi khiến hồ sơ thường phải bổ sung
- Nộp quá sát ngày tổ chức hoặc đặt cọc toàn bộ chi phí trước khi được cho phép.
- Không làm rõ vai trò của đối tác, nhà tài trợ và diễn giả nước ngoài.
- Chương trình ghi chung chung, không thể hiện nội dung từng phiên.
- Thông tin trong công văn, đề án, thư mời và hợp đồng địa điểm không thống nhất.
- Bỏ sót hoạt động truyền thông, triển lãm, khảo sát hoặc tham quan kèm theo.
Câu hỏi thường gặp
Hội thảo trực tuyến có phải xin phép không?
Có thể có. Nếu hội thảo trực tuyến có ít nhất một điểm cầu tại Việt Nam và đáp ứng dấu hiệu hội nghị, hội thảo quốc tế, hoạt động vẫn thuộc phạm vi xem xét. Cần kiểm tra thêm đối tượng tổ chức và quy định chuyên ngành.
Cá nhân có thể đứng tên xin phép không?
Quy trình quản lý chủ yếu áp dụng đối với cơ quan, tổ chức được thành lập theo pháp luật. Nếu một cá nhân dự kiến tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài, nên xác định một pháp nhân phù hợp đứng ra tổ chức và chịu trách nhiệm, thay vì tự thực hiện khi chưa rõ tư cách.
Có thể quảng cáo và bán vé trước khi được cho phép không?
Đây là lựa chọn rủi ro. Nội dung quảng cáo, bán vé và cam kết với diễn giả có thể tạo nghĩa vụ hoàn tiền hoặc bồi thường nếu sự kiện không được chấp thuận. Nên chỉ triển khai ở mức có điều kiện và ghi rõ phụ thuộc kết quả thủ tục.
Căn cứ pháp lý và hỗ trợ
Nội dung được rà soát theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; Nghị định 134/2025/NĐ-CP về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đối ngoại; đồng thời lưu ý các quy định chuyên ngành có thể áp dụng cho giáo dục, khoa học, y tế, truyền thông, viện trợ và quảng cáo.
Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi cam kết địa điểm, diễn giả và chi phí. Xem thêm dịch vụ tư vấn điều kiện kinh doanh và hướng dẫn soạn thảo hợp đồng để kiểm soát nghĩa vụ với đơn vị tổ chức sự kiện, nhà tài trợ và đối tác nước ngoài.
Vnlaw Daiviet – luatdoanhnghiep.com
Luật sư Phạm Xuân Dương – 0933668166
