Văn phòng đại diện có tầm quan trọng đối với lợi ích của một doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra là thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những gì? Để trả lời câu hỏi này, VnLaw đã tổng hợp tất cả những thông tin cần thiết về văn phòng đại diện; điều kiện và những điều cần chuẩn bị để thành lập một vn ăn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc một cá nhân, pháp nhân hoặc chủ thể khác; có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong và ngoài nước để thực hiện các chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện
Thời điểm thành lập:
Thời điểm được phép là sau khi thành lập công ty. Do đó, không thể thực hiện thủ tục mở công ty và văn phòng đại diện cũng một lúc
Ngành nghề kinh doanh:
Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty.
Tên văn phòng đại diện:
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” …. Ngoài ra cần tuân thủ các quy định chung khi đặt tên doanh nghiệp. Ví dụ như không đặt tên gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký; không sử dụng tên cơ quan, tổ chức trực thuộc bộ máy nhà nước nếu không được sự cho phép; tên cần sử dụng những từ ngữ phù hợp với thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Chức năng:
Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng với mục đích phục vụ cho hoạt động của văn phòng.
Khác với địa điểm kinh doanh, trưởng văn phòng đại diện sẽ không được quyền ký những hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.
Địa chỉ:
Tương tự như trụ sở công ty, trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư.
Mặc dù văn phòng đại diện không phải phát sinh các thủ tục liên quan tới cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ quận, huyện của văn phòng đại diện; thì vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế của quận, huyện cũ. Do vậy, khi thành lập văn phòng đại diện, để tránh việc phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận, doanh nghiệp cần lưu ý tới việc lựa chọn địa chỉ phù hợp
Những điều cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện
Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin, kiến thức cần thiết. Để được tư vấn thành lập văn phòng đại diện chi tiết, bạn có thể truy cập vào website của chúng tôi.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ liên quan để gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Hồ sơ, giấy tờ bao gồm:
Thông báo thành lập văn phòng đại diện có nội dung:
- Mã số của doanh nghiệp;
- Tên và địa chỉ của trụ sở chính của doanh nghiệp;
- Tên văn phòng đại diện dự định của doanh nghiệp;
- Địa chỉ dự định của trụ sở văn phòng đại diện;
- Nội dung và phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;
- Thông tin đăng ký thuế;
- Họ, tên; địa điểm cư trú; số căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc những giấy tờ chứng thực hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Quyết định liên quan của người có thẩm quyền:
- Quyết định và bản sao hợp lệ của biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên; Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm vị trí người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ, doanh nghiệp cần gửi thông báo thành lập văn phòng đại diện và các hồ sơ đã chuẩn bị đến Phòng đăng ký kinh doanh khu vực đặt văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng lệ phí.
Trong thời hạn 03 ngày kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Đăng ký hai công ty tại cùng một địa chỉ có được không?
- Tư vấn thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH)
Trên đây là tất cả những thông tin cần thiết về việc chuẩn bị thành lập văn phòng đại diện. Rất mong với những thông tin mà chúng tôi cung cấp, bạn sẽ không gặp khó khăn trong việc đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp mình.
