Cập nhật ngày 15/09/2026 – Luật sư Phạm Xuân Dương. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động giúp người lao động và người sử dụng lao động ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng, bàn giao công việc, thanh toán tiền lương, trợ cấp và hoàn trả giấy tờ. Pháp luật lao động không bắt buộc mọi trường hợp phải lập “biên bản thanh lý”, nhưng văn bản này là chứng cứ hữu ích để hạn chế tranh chấp.
Lưu ý quan trọng: Biên bản thanh lý không thay thế quyết định chấm dứt hợp đồng, thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng khi pháp luật yêu cầu các tài liệu đó. Không nên ghi điều khoản người lao động từ bỏ toàn bộ quyền khi tiền lương, bảo hiểm xã hội hoặc trợ cấp vẫn chưa được giải quyết.
Biên bản thanh lý hợp đồng lao động là gì?
“Thanh lý hợp đồng lao động” không phải thuật ngữ được Bộ luật Lao động 2019 định nghĩa riêng. Trong thực tế, đây là biên bản do hai bên lập sau hoặc đồng thời với việc chấm dứt hợp đồng để xác nhận những công việc đã hoàn tất và nghĩa vụ còn phải thực hiện.
Một biên bản rõ ràng thường trả lời được các câu hỏi: hợp đồng chấm dứt vì lý do nào; ngày làm việc cuối cùng là ngày nào; tài sản và hồ sơ đã được bàn giao ra sao; doanh nghiệp còn phải thanh toán khoản nào; thời hạn hoàn tất bảo hiểm xã hội và trả giấy tờ; các nghĩa vụ bảo mật, bồi thường hoặc đào tạo còn tiếp tục hay không.
Khi nào nên lập biên bản thanh lý?
Các bên nên lập biên bản khi hợp đồng hết hạn, đã hoàn thành công việc, hai bên thỏa thuận chấm dứt, người lao động hoặc người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt đúng pháp luật, hoặc phát sinh một căn cứ chấm dứt khác theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019.
Biên bản đặc biệt cần thiết khi người lao động quản lý tài sản, tiền, dữ liệu khách hàng, tài khoản hệ thống, hồ sơ pháp lý; có thỏa thuận đào tạo; có thưởng, hoa hồng hoặc công nợ chưa quyết toán; hoặc các bên muốn xác nhận tình trạng bàn giao trước khi rời doanh nghiệp.
Nghĩa vụ phải giải quyết khi hợp đồng chấm dứt
Thanh toán các khoản liên quan
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên. Một số trường hợp đặc biệt theo luật có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Các khoản cần kiểm tra gồm tiền lương đến ngày làm việc cuối cùng, tiền làm thêm giờ, tiền phép năm chưa nghỉ, thưởng hoặc hoa hồng nếu đủ điều kiện, trợ cấp thôi việc hoặc mất việc nếu phát sinh, khoản hoàn trả chi phí hợp pháp và nghĩa vụ bồi thường đã được xác định đúng căn cứ.
Bảo hiểm xã hội và giấy tờ của người lao động
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ đã giữ của người lao động. Khi người lao động yêu cầu, doanh nghiệp phải cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc; chi phí sao, gửi tài liệu do doanh nghiệp trả.
Bàn giao công việc, tài sản và dữ liệu
Biên bản cần liệt kê cụ thể từng tài sản, hồ sơ, tài khoản và công việc đang xử lý; người nhận bàn giao; tình trạng; thời điểm hoàn thành và vấn đề còn tồn tại. Không nên chỉ ghi chung chung “đã bàn giao đầy đủ” nếu thực tế chưa kiểm đếm.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động năm 2026
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Số: …/BBTL-HĐLĐ
Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;
Căn cứ Hợp đồng lao động số … ký ngày … giữa … và …;
Căn cứ [thỏa thuận/quyết định/thông báo] chấm dứt hợp đồng lao động ngày …;
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm:
BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (BÊN A)
Tên doanh nghiệp: …
Mã số doanh nghiệp: …
Địa chỉ: …
Người đại diện: … Chức vụ: …
Căn cứ đại diện/ủy quyền: …
NGƯỜI LAO ĐỘNG (BÊN B)
Họ và tên: …
Ngày sinh: …
Số CCCD/hộ chiếu: … cấp ngày … tại …
Địa chỉ liên hệ: …
Chức danh công việc: …
Hai bên thống nhất lập biên bản với các nội dung sau:
Điều 1. Chấm dứt hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động số … chấm dứt kể từ ngày …
Căn cứ chấm dứt: …
Ngày làm việc cuối cùng: …
Điều 2. Bàn giao công việc và tài sản
Bên B đã bàn giao cho ông/bà … các công việc, hồ sơ, tài sản và tài khoản theo danh mục kèm theo biên bản này.
Nội dung còn tồn tại và thời hạn xử lý (nếu có): …
Điều 3. Các khoản thanh toán
Tiền lương còn lại: … đồng.
Tiền phép năm chưa nghỉ: … đồng.
Trợ cấp thôi việc/mất việc (nếu có): … đồng.
Thưởng, hoa hồng và khoản khác: … đồng.
Khoản khấu trừ hoặc bồi thường có căn cứ: … đồng.
Số tiền thực nhận: … đồng.
Phương thức và hạn thanh toán: …
Điều 4. Bảo hiểm và giấy tờ
Bên A hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ của Bên B theo quy định. Danh mục giấy tờ đã trả hoặc còn phải trả: …
Điều 5. Nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực
Các nghĩa vụ bảo mật, bảo vệ bí mật kinh doanh, hoàn trả chi phí đào tạo hoặc nghĩa vụ khác chỉ tiếp tục áp dụng trong phạm vi thỏa thuận hợp pháp và quy định pháp luật. Nội dung cụ thể: …
Điều 6. Xác nhận và hiệu lực
Hai bên xác nhận thông tin trong biên bản là đúng tại thời điểm ký. Những khoản hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành được ghi rõ trong biên bản và không mặc nhiên chấm dứt chỉ vì biên bản đã được ký.
Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản và có hiệu lực từ ngày ký.
ĐẠI DIỆN BÊN A BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ) (Ký, ghi rõ họ tên)
Checklist trước khi ký biên bản
- Đối chiếu đúng căn cứ chấm dứt hợp đồng và thời hạn báo trước.
- Ghi chính xác ngày chấm dứt và ngày làm việc cuối cùng.
- Lập phụ lục bàn giao tài sản, hồ sơ, mật khẩu và công việc tồn đọng.
- Tính riêng từng khoản tiền, tránh ghi một tổng số không giải thích.
- Ghi thời hạn thanh toán phù hợp quy định 14 ngày làm việc; trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày.
- Xác nhận thủ tục bảo hiểm xã hội và danh mục giấy tờ phải trả.
- Kiểm tra thẩm quyền người ký phía doanh nghiệp hoặc văn bản ủy quyền.
- Mỗi bên giữ một bản có đầy đủ chữ ký và phụ lục kèm theo.
Những lỗi lầm thường gặp
Dùng biên bản để hợp thức hóa việc chấm dứt trái pháp luật: Biên bản thanh lý không tự khắc phục việc thiếu căn cứ hoặc thiếu thời hạn báo trước.
Buộc người lao động từ bỏ mọi quyền: Điều khoản từ bỏ tiền lương, bảo hiểm hoặc quyền khiếu nại có thể không bảo vệ được doanh nghiệp nếu quyền lợi bắt buộc chưa được giải quyết.
Dùng thông tin nhận dạng đã cũ: Mẫu nên sử dụng CCCD hoặc hộ chiếu thay cho việc mặc định yêu cầu CMND.
Nhầm người có thẩm quyền: Người ký phía doanh nghiệp cần là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Người nhận bàn giao tài sản không mặc nhiên có quyền đại diện ký biên bản thanh lý.
Câu hỏi thường gặp
Không ký biên bản thanh lý thì hợp đồng có chấm dứt không?
Có thể. Hợp đồng chấm dứt khi phát sinh căn cứ luật định hoặc theo thỏa thuận hợp pháp; việc không lập biên bản thanh lý không làm hợp đồng tiếp tục tồn tại. Tuy nhiên, thiếu biên bản có thể khiến việc chứng minh bàn giao và thanh toán khó khăn hơn.
Có bắt buộc đóng dấu doanh nghiệp không?
Pháp luật lao động không quy định mọi biên bản thanh lý phải đóng dấu. Doanh nghiệp thực hiện theo điều lệ, quy chế quản lý con dấu và thẩm quyền đại diện của mình. Chữ ký đúng thẩm quyền là yếu tố cần được kiểm tra trước tiên.
Có thể ký biên bản điện tử không?
Các bên có thể lựa chọn phương thức điện tử nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử, nhận diện được người ký và bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập của văn bản. Với hồ sơ có giá trị lớn hoặc dễ tranh chấp, nên dùng giải pháp chữ ký điện tử có khả năng xác thực rõ ràng.
Căn cứ pháp lý và hỗ trợ
Nội dung được rà soát theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, đặc biệt Điều 34 về các trường hợp chấm dứt hợp đồng và Điều 48 về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng. Tùy nguyên nhân chấm dứt, cần kiểm tra thêm quy định về quyền đơn phương, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và bồi thường.
Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên rà soát biên bản cùng hợp đồng lao động, quyết định hoặc thông báo chấm dứt, bảng tính quyền lợi và biên bản bàn giao. Xem thêm hướng dẫn giải quyết tranh chấp hợp đồng lao động và dịch vụ tư vấn pháp luật lao động.
Vnlaw Daiviet – luatdoanhnghiep.com
Luật sư Phạm Xuân Dương – 0933668166
