Khi đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, doanh nghiệp có thể phát hiện sai sót ở tên, địa chỉ, mẫu nhãn hiệu hoặc danh mục hàng hóa, dịch vụ. Không phải mọi thay đổi đều có thể xử lý bằng một yêu cầu sửa đổi. Việc cần làm trước tiên là xác định đơn đang ở giai đoạn nào, nội dung định sửa có làm thay đổi bản chất của đơn hay không và tài liệu nào chứng minh cho thay đổi đó.
Bài viết này cung cấp thông tin tham khảo chung. Với hồ sơ đang có thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc có tranh chấp về quyền đăng ký, người nộp đơn cần đối chiếu trực tiếp văn bản của Cục và hồ sơ cụ thể.
1. Khi nào có thể yêu cầu sửa đổi đơn?
Theo hướng dẫn thủ tục nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ, người nộp đơn có thể chủ động yêu cầu sửa đổi đơn hoặc thực hiện theo yêu cầu của Cục trước khi Cục ra quyết định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ hoặc quyết định cấp văn bằng bảo hộ.
Vì vậy, không nên chờ đến khi có kết quả cuối cùng mới kiểm tra lại hồ sơ. Nếu nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, cần đọc kỹ từng nội dung, thời hạn trả lời và hậu quả khi không phản hồi.
2. Giới hạn quan trọng: không mở rộng phạm vi hoặc làm thay đổi bản chất đơn
Điều 16 Nghị định 65/2023/NĐ-CP quy định việc sửa đổi, bổ sung đơn không được mở rộng phạm vi bảo hộ đã bộc lộ trong mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa, dịch vụ, đồng thời không được làm thay đổi bản chất của đối tượng nêu trong đơn. Văn bản này hiện được Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật ghi nhận còn hiệu lực.
Với đơn nhãn hiệu, rủi ro thường gặp là thay mẫu đã nộp theo hướng tạo ra một dấu hiệu mới, hoặc bổ sung hàng hóa, dịch vụ nằm ngoài phạm vi đã khai báo. Những thay đổi này cần được đánh giá trước khi nộp, thay vì giả định rằng chỉ cần nộp một mẫu mới là đủ.
3. Những thay đổi nào nên kiểm tra kỹ trước khi nộp?
- Thông tin người nộp đơn, địa chỉ, đại diện hoặc căn cứ chuyển giao quyền nộp đơn;
- Mẫu nhãn hiệu, mô tả nhãn hiệu và bản dịch, phiên âm nếu có;
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ và cách phân nhóm;
- Tài liệu chứng minh quyền nộp đơn, giấy ủy quyền hoặc tài liệu pháp lý liên quan;
- Nội dung trả lời theo thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ.
Trước khi đề nghị thay mẫu hoặc danh mục, nên so sánh từng điểm với bản đơn đã nộp. Đây cũng là lý do cần lưu giữ bản chụp đơn, thông báo và tài liệu đã nộp theo từng mốc thời gian.
4. Hồ sơ sửa đổi đơn đăng ký nhãn hiệu gồm những gì?
Trang hướng dẫn hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ nêu các thành phần cơ bản gồm tờ khai yêu cầu sửa đổi đơn đăng ký sở hữu công nghiệp theo Mẫu số 04 Phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP và tài liệu pháp lý chứng minh việc sửa đổi. Khi sửa nội dung đơn nhãn hiệu, cần có tài liệu đã sửa đổi kèm bản chi tiết các nội dung thay đổi so với tài liệu nộp ban đầu; tùy trường hợp có thể cần mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa, dịch vụ đã sửa đổi.
Nếu nộp qua đại diện, cần kiểm tra giấy ủy quyền. Khoản phí, lệ phí áp dụng cần được đối chiếu theo biểu phí và hướng dẫn hiện hành tại ngày nộp; không nên sử dụng mức phí từ bài viết cũ hoặc nguồn không chính thức.
5. Cách chuẩn bị bản giải trình thay đổi
Một bản giải trình rõ ràng thường giúp hạn chế việc phải bổ sung nhiều lần. Có thể lập bảng gồm: nội dung trên đơn gốc, nội dung đề nghị sửa, lý do sửa, tài liệu chứng minh và nhận định vì sao thay đổi không làm mở rộng phạm vi hoặc thay đổi bản chất đơn.
Ví dụ, khi sửa địa chỉ của người nộp đơn do thay đổi đăng ký doanh nghiệp, cần kèm tài liệu làm rõ mối liên hệ giữa thông tin cũ và thông tin mới. Khi sửa danh mục, cần rà lại nhóm hàng hóa, dịch vụ để tránh vô tình mở rộng phạm vi đã bộc lộ.
6. Nộp yêu cầu sửa đổi ở đâu?
Cục Sở hữu trí tuệ công bố cả phương thức nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, và phương thức trực tuyến khi người nộp đơn đáp ứng điều kiện của hệ thống. Với hồ sơ trực tuyến, cần đọc kỹ hướng dẫn hiện hành về phiếu xác nhận, tài liệu kèm theo và thời hạn hoàn tất thủ tục; đây không phải là bước nên suy đoán từ kinh nghiệm của một hồ sơ khác.
7. Ba sai lầm cần tránh
- Chỉ nộp mẫu mới mà không đối chiếu đơn gốc. Điều này có thể làm yêu cầu bị đánh giá là vượt quá phạm vi hoặc làm thay đổi bản chất đơn.
- Dùng sai biểu mẫu hoặc tài liệu pháp lý cũ. Biểu mẫu và hướng dẫn thủ tục có thể được cập nhật; hãy lấy biểu mẫu từ nguồn chính thức tại thời điểm nộp.
- Bỏ qua thời hạn trong thông báo của Cục. Thời hạn phản hồi gắn với từng hồ sơ và văn bản cụ thể, không nên lấy một mốc thời gian chung để áp dụng cho mọi trường hợp.
8. Checklist trước khi gửi yêu cầu
- Xác định số đơn, ngày nộp đơn và giai đoạn xử lý hiện tại;
- Đọc nguyên văn thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ (nếu có);
- So sánh tài liệu gốc với bản dự kiến sửa đổi;
- Kiểm tra căn cứ pháp lý và biểu mẫu đang hiệu lực;
- Chuẩn bị tài liệu chứng minh, giấy ủy quyền và chứng từ phí, lệ phí theo trường hợp;
- Lưu một bộ hồ sơ hoàn chỉnh có ghi ngày nộp và nội dung đã gửi.
9. Cần phân biệt sửa đổi đơn với phản hồi thông báo hoặc khiếu nại
Sửa đổi đơn là một công cụ thủ tục, nhưng không luôn là phương án phù hợp. Nếu doanh nghiệp đã nhận thông báo dự định từ chối hoặc quyết định từ chối, cần phân biệt giai đoạn để lựa chọn giải trình, sửa đổi trong phạm vi được phép hoặc khiếu nại. Xem thêm bài Nhãn hiệu bị từ chối: phản hồi hay khiếu nại quyết định?.
Trước khi nộp đơn hoặc sửa đổi danh mục, việc tra cứu đối chứng vẫn rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn tra cứu sơ bộ nhãn hiệu tại Việt Nam và WIPO chỉ định Việt Nam và dịch vụ tư vấn đăng ký nhãn hiệu.
Căn cứ tham khảo
- Nghị định 65/2023/NĐ-CP, Điều 16 về sửa đổi, bổ sung đơn đăng ký sở hữu công nghiệp;
- Hướng dẫn thủ tục nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ, mục sửa đổi, chuyển giao đơn.
Luật sư Phạm Xuân Dương
