Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu không có hiệu lực vô thời hạn. Chủ sở hữu cần theo dõi ngày hết hiệu lực và nộp yêu cầu gia hạn đúng mốc để tránh gián đoạn quyền. Bài viết này hướng dẫn các bước cần kiểm tra theo thông tin thủ tục hiện hành do Cục Sở hữu trí tuệ công bố.
Nội dung là thông tin tham khảo chung. Với văn bằng có thay đổi chủ sở hữu, danh mục phức tạp hoặc đang có tranh chấp, cần đối chiếu hồ sơ gốc và tư vấn theo tình trạng cụ thể.
1. Nhãn hiệu có hiệu lực bao lâu?
Theo hướng dẫn thủ tục nhãn hiệu của Cục Sở hữu trí tuệ, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực từ ngày cấp đến hết 10 năm kể từ ngày nộp đơn. Văn bằng có thể được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm.
Mốc cần theo dõi là ngày hết hiệu lực ghi nhận cho văn bằng, không nên chỉ ước tính theo ngày nhận được giấy chứng nhận. Hãy lưu số văn bằng, ngày nộp đơn, ngày hết hiệu lực và đầu mối nhận thông báo trong hồ sơ quản trị quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.
2. Nộp yêu cầu gia hạn vào thời điểm nào?
Chủ văn bằng có thể nộp yêu cầu trong vòng 06 tháng tính đến ngày văn bằng hết hiệu lực. Cục Sở hữu trí tuệ cũng nêu yêu cầu có thể nộp muộn nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày hết hiệu lực; khi đó phải nộp thêm lệ phí gia hạn muộn.
Không nên hiểu thời hạn nộp muộn là lựa chọn thông thường. Doanh nghiệp nên đặt nhắc việc trước ít nhất vài tháng để có thời gian kiểm tra thông tin chủ sở hữu, danh mục hàng hóa/dịch vụ, giấy ủy quyền và các chứng từ liên quan.
3. Có thể gia hạn toàn bộ hay một phần danh mục?
Hướng dẫn hiện hành của Cục nêu nhãn hiệu có thể được gia hạn cho toàn bộ hoặc một phần danh mục hàng hóa, dịch vụ. Đây là quyết định cần cân nhắc về pháp lý và thương mại: phần không tiếp tục gia hạn có thể ảnh hưởng đến phạm vi bảo hộ mà doanh nghiệp muốn duy trì.
Trước khi chọn gia hạn một phần, nên đối chiếu danh mục trên văn bằng với sản phẩm, dịch vụ đang kinh doanh và kế hoạch mở rộng. Không nên mặc định rút bớt nhóm chỉ vì chưa sử dụng tại một thời điểm ngắn.
4. Hồ sơ gia hạn gồm những gì?
Theo hướng dẫn của Cục Sở hữu trí tuệ, hồ sơ cơ bản gồm:
- Tờ khai yêu cầu gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ theo Mẫu số 07 Phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP;
- Bản gốc văn bằng bảo hộ nếu yêu cầu ghi nhận việc gia hạn vào văn bằng;
- Giấy ủy quyền nếu nộp thông qua đại diện sở hữu công nghiệp;
- Chứng từ nộp phí, lệ phí trong trường hợp hướng dẫn tại thời điểm nộp yêu cầu có yêu cầu chứng từ này.
Biểu mẫu, phí và phương thức nộp có thể được cập nhật. Vì vậy, trước khi nộp cần mở đúng trang thủ tục của Cục và đối chiếu hướng dẫn áp dụng tại ngày thực hiện.
5. Cần kiểm tra gì trước khi ký tờ khai?
- Số văn bằng, nhãn hiệu và danh mục hàng hóa, dịch vụ phải khớp với văn bằng hoặc dữ liệu hồ sơ;
- Tên, địa chỉ chủ văn bằng phải phù hợp với thông tin hiện được ghi nhận;
- Nếu đã có chuyển nhượng, sáp nhập hoặc thay đổi tên, cần xác định việc ghi nhận thay đổi đã hoàn tất hay chưa;
- Phạm vi yêu cầu gia hạn phải thể hiện rõ là toàn bộ hay một phần danh mục;
- Người ký hoặc người được ủy quyền phải có thẩm quyền phù hợp.
Việc kiểm tra này giúp hạn chế hồ sơ phải bổ sung và tránh sai lệch giữa tờ khai, giấy ủy quyền và thông tin đang được cơ quan quản lý ghi nhận.
6. Phí và lệ phí: vì sao không nên dùng số tiền từ bài cũ?
Luật Sở hữu trí tuệ quy định chủ văn bằng phải nộp lệ phí để gia hạn hiệu lực nhãn hiệu; thủ tục và mức phí, lệ phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Phụ lục biểu phí của Nghị định 65/2023/NĐ-CP có các khoản liên quan đến thẩm định yêu cầu gia hạn, lệ phí gia hạn, gia hạn muộn, sử dụng văn bằng, đăng bạ và công bố.
Khoản phải nộp thực tế phụ thuộc vào tình huống hồ sơ, số nhóm và thời điểm nộp. Thay vì sao chép một mức tiền cố định từ nguồn cũ, nên xác nhận biểu phí và hướng dẫn thu đang áp dụng trước khi lập chứng từ.
7. Nếu để văn bằng hết hiệu lực thì sao?
Trong trường hợp không nộp lệ phí gia hạn theo quy định, văn bằng có thể bị chấm dứt hiệu lực. Điều 95 Luật Sở hữu trí tuệ quy định đây là một trong các căn cứ chấm dứt hiệu lực văn bằng bảo hộ. Vì vậy, theo dõi thời hạn gia hạn là một phần của quản trị tài sản trí tuệ, không chỉ là thủ tục hành chính.
Hết hạn cũng không tự động giải quyết các vấn đề khác như nguy cơ nhầm lẫn, việc sử dụng nhãn hiệu hoặc xung đột với quyền của bên thứ ba. Nếu phát hiện văn bằng sắp hết hạn hoặc thông tin chủ sở hữu chưa chính xác, nên rà soát ngay thay vì chờ đến sát mốc cuối.
8. Checklist gia hạn nhãn hiệu
- Ghi nhận ngày hết hiệu lực từ văn bằng hoặc dữ liệu chính thức;
- Đặt lịch kiểm tra trước mốc 06 tháng;
- Rà soát chủ sở hữu, địa chỉ và các thay đổi doanh nghiệp;
- Quyết định gia hạn toàn bộ hay một phần danh mục hàng hóa, dịch vụ;
- Chuẩn bị Mẫu số 07, văn bằng gốc nếu cần, giấy ủy quyền và chứng từ liên quan;
- Đối chiếu phí, lệ phí và cách nộp theo hướng dẫn hiện hành;
- Lưu phiếu tiếp nhận, chứng từ nộp và kết quả xử lý vào hồ sơ quyền sở hữu trí tuệ.
9. Phân biệt gia hạn văn bằng với sửa đổi và chuyển nhượng
Gia hạn nhằm kéo dài hiệu lực văn bằng. Nếu doanh nghiệp cần thay đổi thông tin hoặc phạm vi trong giai đoạn đơn, hãy xem hướng dẫn sửa đổi đơn đăng ký nhãn hiệu. Nếu quyền đang ở giai đoạn đơn và có giao dịch chuyển giao, tham khảo thủ tục chuyển nhượng đơn đăng ký nhãn hiệu.
Đối với chiến lược đăng ký, tra cứu và quản trị nhãn hiệu ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các giai đoạn sau. Xem thêm dịch vụ tư vấn đăng ký nhãn hiệu.
Căn cứ tham khảo
- Cục Sở hữu trí tuệ — Hướng dẫn thủ tục nhãn hiệu, mục gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ;
- Luật Sở hữu trí tuệ, Điều 93, Điều 94 và Điều 95;
- Nghị định 65/2023/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/08/2023.
Luật sư Phạm Xuân Dương
