Thu hồi công nợ doanh nghiệp cần được thực hiện theo một quy trình có chứng cứ, thời hạn và người chịu trách nhiệm rõ ràng. Làm đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tăng khả năng thu tiền, giữ quan hệ thương mại và tránh để hết thời hiệu khởi kiện.
Cập nhật ngày 17/09/2026 – Luật sư Phạm Xuân Dương.
Trả lời ngắn: Doanh nghiệp nên thực hiện 7 bước: đối chiếu công nợ; hoàn thiện hồ sơ; đánh giá bên nợ; gửi yêu cầu thanh toán; thương lượng có điều kiện; khởi kiện hoặc trọng tài; yêu cầu thi hành án. Mọi biện pháp phải hợp pháp, không đe dọa, cưỡng ép hoặc xâm phạm danh dự, đời tư của bên nợ.
1. Đối chiếu và xác định chính xác khoản công nợ
Trước tiên, doanh nghiệp cần lập bảng đối chiếu cho từng hóa đơn hoặc nghĩa vụ: số tiền gốc, ngày phát sinh, hạn thanh toán, khoản đã trả, khoản còn thiếu, lãi chậm trả và tài liệu chứng minh. Cần phân biệt nợ chưa đến hạn, nợ quá hạn, nợ đang tranh chấp và nợ có dấu hiệu mất khả năng thanh toán.
Nếu số liệu giữa hai bên khác nhau, hãy ưu tiên lập biên bản đối chiếu hoặc xác nhận công nợ. Văn bản nên ghi số tiền, căn cứ phát sinh, lịch trả và người ký có thẩm quyền. Không nên chỉ dựa vào bảng theo dõi nội bộ vì đây chưa chắc là chứng cứ cho thấy bên nợ đã thừa nhận nghĩa vụ.
2. Hoàn thiện hồ sơ và chứng cứ thu hồi nợ
Một bộ hồ sơ cơ bản thường gồm: hợp đồng và phụ lục; đơn đặt hàng hoặc báo giá được chấp nhận; biên bản giao nhận, nghiệm thu; hóa đơn; chứng từ thanh toán; biên bản đối chiếu công nợ; email, tin nhắn trao đổi; thư nhắc nợ; tài liệu về người đại diện và thẩm quyền ký.
Doanh nghiệp nên lập danh mục chứng cứ theo trình tự thời gian, lưu bản gốc và bản điện tử có thể truy xuất. Với dữ liệu điện tử, cần bảo toàn nguồn gửi, thời gian và nội dung đầy đủ; không chỉ chụp một phần màn hình làm mất ngữ cảnh. Kiểm tra điều khoản về luật áp dụng, cơ quan giải quyết tranh chấp, thông báo và địa chỉ nhận văn bản.
3. Kiểm tra tình trạng và khả năng thanh toán của bên nợ
Đối với doanh nghiệp, cần kiểm tra tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện, tình trạng hoạt động và các thay đổi đăng ký. Đồng thời rà soát thông tin đã có trong giao dịch về tài sản, dòng tiền, nghĩa vụ với chủ nợ khác hoặc dấu hiệu giải thể, phá sản.
Việc thu thập và sử dụng thông tin phải có căn cứ hợp pháp. Không công khai khoản nợ lên mạng xã hội, gọi điện cho người không liên quan hoặc dùng sức ép trái pháp luật. Theo điểm h khoản 1 Điều 6 Luật Đầu tư 143/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/03/2026, kinh doanh dịch vụ đòi nợ tiếp tục là ngành, nghề bị cấm đầu tư kinh doanh. Doanh nghiệp có quyền tự quản lý, thu hồi khoản phải thu của mình hoặc sử dụng luật sư và cơ chế tố tụng hợp pháp, nhưng không được tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ đòi nợ.
4. Gửi thông báo và yêu cầu thanh toán
Thông báo nên nêu rõ chủ thể, hợp đồng, số tiền gốc, ngày đến hạn, căn cứ tính lãi hoặc phạt, thời hạn thanh toán mới, tài khoản nhận tiền và hậu quả nếu tiếp tục vi phạm. Gửi đúng địa chỉ và phương thức thông báo trong hợp đồng; đồng thời lưu bằng chứng phát, email hoặc xác nhận người nhận.
Về lãi chậm trả, Điều 357 và Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015 điều chỉnh nghĩa vụ chậm trả tiền và lãi suất trong quan hệ dân sự. Đối với quan hệ thương mại, Điều 306 Luật Thương mại 2005 cho phép yêu cầu lãi trên số tiền chậm trả, trừ khi các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác. Doanh nghiệp cần xác định đúng quan hệ pháp luật và tránh cộng dồn phạt, lãi trái thỏa thuận.
5. Thương lượng phương án trả nợ có điều kiện
Nếu bên nợ có thiện chí nhưng khó khăn tạm thời, doanh nghiệp có thể thỏa thuận trả một phần, chia kỳ, cấn trừ nghĩa vụ hoặc bổ sung bảo đảm. Mọi nhượng bộ nên gắn với mốc thời gian cụ thể. Biên bản phải ghi rõ việc xác nhận nợ, lịch thanh toán, xử lý khi vi phạm lần nữa và hiệu lực của các bảo đảm.
Không nên kéo dài thương lượng vô thời hạn. Hãy đặt mốc chuyển giai đoạn, ví dụ: hết thời hạn trong thư yêu cầu mà không thanh toán thì hồ sơ được chuyển cho luật sư để khởi kiện. Nếu nhận một phần tiền, chứng từ cần ghi rõ khoản được thanh toán để tránh tranh luận về cách phân bổ.
6. Khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài
Trọng tài chỉ có thẩm quyền khi tồn tại thỏa thuận trọng tài hợp lệ. Nếu không có, tranh chấp thường được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền. Trước khi nộp đơn cần kiểm tra điều khoản giải quyết tranh chấp, thẩm quyền theo lãnh thổ, yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời và nghĩa vụ nộp tạm ứng án phí hoặc phí trọng tài.
Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015 là 3 năm kể từ ngày người có quyền biết hoặc phải biết quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. Với tranh chấp thương mại, Điều 319 Luật Thương mại 2005 quy định thời hiệu khởi kiện là 2 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp luật có quy định khác. Việc xác định thời hiệu phụ thuộc bản chất tranh chấp, vì vậy không nên chờ đến sát hạn.
7. Yêu cầu thi hành án và theo dõi kết quả
Có bản án hoặc phán quyết chưa đồng nghĩa với đã thu được tiền. Doanh nghiệp cần yêu cầu thi hành án đúng thời hạn, cung cấp thông tin về tài sản và theo dõi việc xác minh điều kiện thi hành. Nếu bên phải thi hành án tự nguyện trả, cần lập chứng từ và thông báo cho cơ quan thi hành án để tránh ghi nhận sai số dư nghĩa vụ.
Mẫu thư yêu cầu thanh toán công nợ
Doanh nghiệp có thể dùng mẫu ngắn dưới đây và điều chỉnh theo hợp đồng, chứng từ thực tế:
Kính gửi: [Tên bên có nghĩa vụ thanh toán]
Căn cứ Hợp đồng số [___] ngày [___], biên bản giao nhận/nghiệm thu và các hóa đơn liên quan, đến ngày [___], Quý Công ty còn phải thanh toán số tiền [___] đồng, chưa bao gồm khoản lãi chậm trả hoặc chế tài khác nếu có.
Chúng tôi đề nghị Quý Công ty thanh toán đầy đủ trước ngày [___] vào tài khoản [___], đồng thời gửi xác nhận giao dịch. Nếu có khác biệt về số liệu, đề nghị phản hồi bằng văn bản và cung cấp tài liệu đối chiếu trong vòng [___] ngày làm việc.
Quá thời hạn trên mà nghĩa vụ chưa được thực hiện và không có phương án được chấp thuận, chúng tôi bảo lưu quyền yêu cầu lãi chậm trả, phạt vi phạm, bồi thường và áp dụng cơ chế giải quyết tranh chấp theo hợp đồng, pháp luật.
Thư cần ghi rõ số hợp đồng, từng hóa đơn, số tiền gốc, căn cứ tính lãi, thời hạn cuối và tài khoản nhận tiền. Nên gửi đúng phương thức thông báo đã thỏa thuận, có chứng từ phát hoặc xác nhận nhận email. Mẫu này chỉ mang tính tham khảo; không nên ghi nội dung đe dọa, công khai thông tin hoặc áp dụng biện pháp gây sức ép trái pháp luật.
Checklist thu hồi công nợ doanh nghiệp
- Xác định đúng số tiền, hạn trả và người có nghĩa vụ.
- Đủ hợp đồng, giao nhận, nghiệm thu, hóa đơn và trao đổi.
- Có biên bản đối chiếu hoặc tài liệu thừa nhận nợ nếu có thể.
- Gửi thư yêu cầu đúng địa chỉ và lưu bằng chứng giao nhận.
- Tính lãi, phạt và bồi thường đúng hợp đồng, đúng luật.
- Kiểm tra thời hiệu trước khi tiếp tục thương lượng.
- Chọn đúng Tòa án hoặc Trọng tài và chuẩn bị thi hành án.
Câu hỏi thường gặp
Có được đăng thông tin bên nợ lên Facebook để gây áp lực không?
Không nên. Việc công khai có thể xâm phạm danh dự, uy tín, đời tư hoặc dữ liệu cá nhân và làm phát sinh tranh chấp khác. Doanh nghiệp nên sử dụng thư yêu cầu, thương lượng và cơ chế tố tụng.
Biên bản đối chiếu công nợ có bắt buộc không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc, nhưng đây là chứng cứ quan trọng giúp xác định số nợ và hạn trả. Người ký phải có thẩm quyền hoặc việc xác nhận phải phù hợp thực tế giao dịch.
Khởi kiện rồi có tiếp tục thương lượng được không?
Có. Các bên vẫn có thể thỏa thuận trong quá trình giải quyết, nhưng cần lập văn bản rõ ràng và cân nhắc cách xử lý yêu cầu khởi kiện, án phí và nghĩa vụ còn lại.
Bài viết liên quan
- Thu hồi công nợ là gì và vì sao doanh nghiệp cần thực hiện?
- Phương pháp thu hồi công nợ phù hợp pháp luật
- Giải quyết tranh chấp hợp đồng
Nguồn pháp lý: Bộ luật Dân sự 2015; Luật Thương mại – văn bản hợp nhất; Luật Đầu tư 143/2025/QH15.
Để được tư vấn hồ sơ thu hồi công nợ, liên hệ Công ty Luật TNHH Đại Việt – hotline 0933668166.
