Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu gồm những gì?

Cập nhật tháng 7/2026 bởi Luật sư Phạm Xuân Dương.

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần được chuẩn bị theo đúng mẫu đang có hiệu lực tại ngày nộp. Từ ngày 01/07/2026, hệ thống biểu mẫu đã được cập nhật theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN và Thông tư 20/2026/TT-BKHCN; không nên tiếp tục sử dụng mẫu cũ lưu trên các bài hướng dẫn trước đây.

1. Thành phần hồ sơ cơ bản

• Tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo mẫu hiện hành;
• Mẫu nhãn hiệu rõ nét và thống nhất với mẫu thể hiện trong tờ khai;
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu, phân nhóm theo Bảng Ni-xơ áp dụng tại ngày nộp;
• Giấy ủy quyền nếu nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp;
• Tài liệu chứng minh quyền đăng ký hoặc quyền ưu tiên nếu có;
• Chứng từ nộp phí, lệ phí.

2. Tài liệu bổ sung theo loại nhãn hiệu

Nhãn hiệu tập thể

Cần quy chế sử dụng, thông tin về thành viên và tài liệu liên quan đến tính chất, chất lượng đặc thù nếu yêu cầu bảo hộ có nội dung đó.

Nhãn hiệu chứng nhận

Cần quy chế sử dụng, tiêu chí chứng nhận, phương pháp kiểm soát và tài liệu chứng minh thẩm quyền hoặc chức năng chứng nhận.

Dấu hiệu chứa địa danh

Có thể phải nộp tài liệu cho phép sử dụng địa danh, bản đồ khu vực địa lý hoặc tài liệu chứng minh nguồn gốc, tùy tính chất nhãn hiệu.

Yêu cầu hưởng quyền ưu tiên

Cần kê khai đúng đơn đầu tiên, quốc gia, ngày nộp và nộp bản sao chứng nhận cùng bản dịch khi thủ tục yêu cầu.

3. Yêu cầu đối với mẫu nhãn hiệu

Mẫu phải thể hiện chính xác chữ, hình, màu sắc và bố cục muốn bảo hộ. Cần mô tả các thành phần, phiên âm hoặc dịch nghĩa từ ngữ nước ngoài và xác định nội dung không yêu cầu bảo hộ riêng nếu phù hợp. Thay đổi đáng kể mẫu sau ngày nộp thường không được chấp nhận.

4. Lập danh mục hàng hóa, dịch vụ

Danh mục quyết định phạm vi đơn. Không nên chỉ ghi tên ngành nghề kinh doanh hoặc sao chép toàn bộ một nhóm. Hãy liệt kê sản phẩm, dịch vụ thực tế và kế hoạch mở rộng gần, dùng thuật ngữ được chấp nhận để giảm nguy cơ phải sửa đổi.

5. Hồ sơ của cá nhân và doanh nghiệp có khác nhau không?

Thành phần cốt lõi giống nhau, nhưng thông tin chủ đơn phải khớp giấy tờ pháp lý. Với doanh nghiệp, cần kiểm tra tên, mã số và địa chỉ hiện hành; với cá nhân, cần thông tin nhận diện và địa chỉ liên hệ chính xác. Khi nhiều người cùng đứng đơn phải xác định người đại diện và quyền của từng đồng chủ đơn.

6. Cách nộp hồ sơ

Người nộp có thể lựa chọn hình thức giấy hoặc trực tuyến theo cổng dịch vụ công và hướng dẫn của Cục Sở hữu trí tuệ. Sau khi nộp cần lưu số đơn, chứng từ, bản hồ sơ cuối cùng và theo dõi thông báo.

7. Lỗi hồ sơ thường gặp

• Dùng tờ khai đã hết hiệu lực;
• Mẫu nhãn hiệu mờ hoặc không thống nhất;
• Phân nhóm sai, mô tả hàng hóa quá chung;
• Thiếu tài liệu về quyền đăng ký hoặc quyền ưu tiên;
• Giấy ủy quyền không đúng chủ thể;
• Nộp thiếu phí theo số nhóm hoặc số sản phẩm, dịch vụ vượt mức quy định.

Để hiểu toàn bộ quy trình, xem bài hướng dẫn thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.

Câu hỏi thường gặp

Có cần nộp giấy đăng ký kinh doanh không?

Không phải mọi hồ sơ đều có cùng yêu cầu; tài liệu về tư cách hoặc quyền đăng ký được nộp khi trường hợp cụ thể và thủ tục hiện hành yêu cầu.

Có thể nộp nhiều nhóm trong một đơn không?

Có. Phí và việc thẩm định được tính theo số nhóm, danh mục và các khoản phát sinh tương ứng.

Tư vấn từ Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp mã số 439

Công ty Luật TNHH Đại Việt hỗ trợ tra cứu, đánh giá, soạn hồ sơ, đại diện nộp đơn và xử lý thông báo của cơ quan sở hữu trí tuệ. Luật sư Phạm Xuân Dương trực tiếp phụ trách. Địa chỉ: Số 9 Vạn Phúc, phường Ngọc Hà, Hà Nội.

Căn cứ pháp lý cập nhật năm 2026

• Luật Sở hữu trí tuệ và các luật sửa đổi, bổ sung, gồm Luật số 131/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/04/2026;
• Nghị định số 65/2023/NĐ-CP và các nghị định sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định số 100/2026/NĐ-CP;
• Thông tư số 10/2026/TT-BKHCN, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 20/2026/TT-BKHCN có hiệu lực từ 01/07/2026;
• Quy định hiện hành về phí, lệ phí sở hữu công nghiệp.

Nội dung mang tính tham khảo chung; hồ sơ cụ thể cần được kiểm tra theo tình trạng quyền và biểu mẫu có hiệu lực tại ngày nộp.